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「段取り八分に、仕事二分」と言うように、パーティの成功も段取りしだいです。
主催者のアイディアを押し付けるより、ゲスト全員が楽しめることを
最優先した企画を考えましょう。
パーティのコンセプトを決める上で大事なことは、
パーティの目的は何であり、当日の主役は誰か？ということです。
<全体のスケジュール>
２ヶ月前までに、ゲストを選定し、会場を予約します。
１ヶ月前には、案内状を送付します。
２週間前までに、出欠の確認をもらい、全体の経費を試算し、
進行台本を作成し、必要なスタッフを編成します。
１週間前には、備品や景品、おみやげ等を購入しておきましょう。
＜日時を決める＞
重要なゲストには、あらかじめ出席可能な日を確認してから日取りを選定します。
案内状を出す前に、主だった参加者に都合を確認することも忘れずに。
＜予算を立てる＞
予定人数に満たない場合が多いあるため、出席回答をもらった人の七割が当日に
出席するという見積もりで、一人当たりの会費を算出するとよいでしょう。
ビュッフェパーティなら、人数に増減があっても予算どおりにおさえられやすいし、
ゲストも自由に誰とでも歓談できます。
＜会場を決める＞
誰でも分かる場所、交通の便の良い場所にしましょう。
パーティの主旨にもよりますが、ゲームをしたり、余興を行うならば、
それらに必要なスペースを充分考えて会場を選びましょう。
また、照明や音響設備、マイクなどが利用できるか相談しましょう。
その際、別途使用料が発生するのか要チェックです。
窮屈なパーティ会場は、ゲストにとって快適ではないので、
ゲストひとりあたり１０㎡以上は確保できるスペースを手配しましょう。
＜出席者へのご案内＞
案内状の作成には、主旨・日時・場所・会費・地図・できればドレスコードを記し、
３～４週間前までに通知し、２週間前には出欠回答をもらいましょう。
＜料理や飲み物を決める＞
一人あたりの料理コースが決められている会場で行うなら、
会費より安め、少なめのコースをオーダーしておき、
参加人数によってアラカルト料理を追加したり、ドリンク類を
追加したりして予算内にコントロールしましょう。乾杯の酒は何にするか？
乾杯の音頭をとる人は？開会の挨拶は誰にしてもらうか？
忘れずに決めておきましょう。
＜ゲーム・余興を決める＞
ゲスト同士の会話が盛り上がっていると、司会者がゲーム開始を
促しても、全員の気をひくのは
大変なことです。
やはり豪華（？）賞品を用意すれば、ゲームに対するゲストの真剣さも違います。
予算が許せば、プロの芸人さんに依頼しても喜ばれるでしょう。
パーティの規模や主旨によりますが、ムリにゲームや余興を仕掛けるより、
歓談を楽しむことを中心にすすめるほうが良いときもあります。
＜会場の準備＞
料理・ドリンク・テーブルセッティング・余興やゲームの準備・音響・照明
・小道具の
手配のことなどを、進行表の作成とともに決定し、各業者に発注します。
＜スタッフの選定＞
受付担当、会計係、撮影班、司会、副幹事を決めておくとよいでしょう。
＜パーティ前日までに＞
予約した会場に最終確認の電話をしておきましょう。
お店（または、ケータリング業者）の担当者と進行の打ち合わせをしましょう。
重要なゲストの席を決め､席次表の用意も忘れずに作成しましょう。
ゲームや余興の進行を妨げない飲食タイムの調整をしておきます。
当日、会費を徴収する場合、領収書を準備しておきましょう。
＜パーティ当日の注意点＞
ゲストそれぞれに料理やドリンクが足りているか？
悪酔いし、まわりに迷惑をかけている人がいないか？
具合の悪くなった人はいないか？
ひとりでポツンとしている人はいないか？
幹事は、これらを確認してまわりましょう。
撮影スタッフは、ゲストを撮る前に了解を得てからシャッターを押しましょう。
ゲストが一ヶ所に片寄らないよう誘導したり、話があう人を引き合わせるため、
幹事は、各ゲストのプロフィールを収集しておくとよいでしょう。
パーティの規模によっては、プロの司会者を依頼せず関係者に司会してもらうなら、
会場の雰囲気をつかむことが上手い人が良いでしょう。
＜パーティの終了後＞
経費を精算し、会計報告をしましょう。会費収入、経費を明確にします。
ゲストによっては、お礼状を送ったり、当日撮影した写真を配布します。
＜その他の注意点＞
主賓がいるなら、その人とゲストリスト・日時・場所・ギフトなどを
相談しながら企画を立てましょう。
計画どおり進むとは限りませんから、進行上の代替案を立てておきましょう。
パーティとなれば、お酒が入り思わぬトラブルも起こり得るでしょう。
急性アルコール中毒、ケンカでの事故などに備え、会場に近い
救急病院の場所と連絡先を事前に調べておくとよいでしょう。
備えあって憂いなし。それらに対応する薬を用意しておきましょう。
手伝いスタッフには､飲まず食わず働いてもらうわけですから
ねぎらいの打ち上げパーティを別席用意しましょう。
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